Легализация документов для переезда в Нидерланды

(Для граждан России / Республики Беларусь / Украины / Казахстана)

Легализация документа одной страны нужна для придания этому документу юридической силы в другой стране.  Существует два варианта легализации документов:

1. Консульская легализация –  необходима для документов, предназначенных для стран, не являющихся участниками Гаагской конвенции.
2. Апостиль (apostille) – требуется для документов, предназначенных для использования в Нидерландах и других странах-участниках Гаагской конвенции.

ВАЖНО: Легализация не имеет срока годности, если она проставлена на оригинале документа. Срок годности бывает у самих документов. Например, справка/заявление о несостоянии в браке должна быть выдана не более 6 месяцев назад к моменту подачи документа в гос.органы Нидерландов.

Заверение документов апостилем –  это подтверждение подлинности стоящей в документе подписи должностного лица, а также печати, которой скреплен данный документ.

Апостиль на документ можно поставить только в той стране, которая выдала документ.

Процесс легализации документов для Нидерландов может происходить по-разному, в зависимости от того, что для вас ценнее – время или деньги. Всего следует выделить три варианта:

1. Самостоятельное оформление всех документов.
2. Покупка услуги у специальных фирм.
3. Перевод легализованных документов на месте. В Нидерландах вы сможете сделать только перевод, потому что апостилировать оригиналы можно лишь в той стране, которая выдала документ.

Далее мы более подробно остановимся на каждом из способов.

1. Самостоятельное оформление всех документов

Обязательные для апостилирования документы

• Документ о несостоянии в браке (незамужестве), если вы не состоите в официальных отношениях с партнером, с которым переезжаете.
  • Документ должен быть выдан в стране, гражданином которой вы являетесь.
  • Где и кем должен оформляться этот документ, зависит от того, в какой стране вы проживаете (см. ниже).
  • Документ должен быть не старше 6 месяцев.
• Свидетельство о браке, если вы состоите в официальных отношениях.
• Свидетельство о разводе, если таковые были.
• Выписка из архива ЗАГС/РАГС или другой подобной организации о смене фамилии, в случаях, если вы ее меняли в предыдущих браках и теперь она не совпадает с фамилией в свидетельстве о рождении, и у вас нет свидетельства о браке, чтобы это доказать (например: после развода). Помимо «справки о смене фамилии» вам могут выдать «справку о заключении брака», где также будет подтверждение законной смены фамилии.
  
• Свидетельство о рождении. Гражданам бывших республик СССР необходимо его поменять на свидетельство нового образца. Если оно выдано до 1991 года в СССР, лучше запросить новое свидетельство/дубликат в ЗАГСе по месту рождения и там же запросить на него апостиль. Можно также отправить запрос в ЗАГС по месту рождения по электронной почте с запросом перевыпуска и проставления апостиля. Скачайте образцы заявлений, заполните их, отсканируйте и отправьте на электронный адрес ЗАГСа с простым письмом вида «прошу перевыпустить и апостилировать». После этого нужно оплатить обе услуги в местном банке, а квитанцию об оплате отправить заказным письмом в ЗАГС.

Как и где должны быть оформлены оригиналы документов?

Это зависит от того, гражданином какой страны вы являетесь, а также от того, кем и когда были выданы эти оригиналы (см. ниже список стран).

Что делать, если документ был выдан в другой стране?

Штамп «Апостиль» на документ ставится только в стране выдачи документа. Если вы родились в другой или уже несуществующей стране, или в одной из бывших республик СССР, есть несколько способов обойти эту проблему:

1. Обратиться в консульство этой страны с оригиналом вашего документа с просьбой поставить на него апостиль или с просьбой выслать вам дубликат вашего документа со штампом «Апостиль». Это займет от 3 до 6 месяцев.
2. Для легализации документа, выданного одной из стран бывшего СССР, можно обратиться в ЗАГС по месту прописки с просьбой истребовать для вас нужный документ с апостилем из ЗАГСа нужной страны. Это касается и документов о гражданском состоянии (свидетельство о рождении, о браке, о разводе, о смерти и т.д.). Данная процедура занимает от 3 до 6 месяцев.

Подготовка документов на родине

1. Ставите апостиль на оригиналы документов в органах Юстиции или в ЗАГСе.
2. Переводите апостилированные док-ты на нужный язык в бюро переводов. Для Нидерландов подходят переводы на английский, нидерландский, немецкий или французский языки.
3. Заверяете переводы у нотариуса и ставите на них второй апостиль.

Обратите внимание, что все эти же действия с нотариальной копией заверяют действительность копии, но не самого оригинала документа! Распространено мнение о том, что «и так принимают!», но это исключение из-за неграммотности принимающего чиновника.

Для Нидерландов нужно, чтобы переводчик имел аккредитацию, но по факту – достаточно, чтобы позже нотариус мог заверить перевод. Это означает, что на предыдущем этапе следует узнать, с каким конкретно переводчиком работает ваш нотариус – почти всегда они работают со строго определённым переводчиком или бюро переводов.

Где лучше делать переводы?

Переводы документов можно делать и на родине, и в Голландии. Переводы на родине обычно дешевле, но их нужно дополнительно апостилировать. А переводы в Голландии чуть дороже, но их апостилировать не нужно.

ВАЖНО: Перевод, сделанный именно присяжным переводчиком в Нидерландах не нуждается в дополнительном заверении и/или апостиле, так как переводчики уже аттестованы государством.

Важный момент в том, что для изначальной подачи документов в IND и для получения MVV оригиналы переводов не обязательны, достаточно сканов. И важно помнить, что если свидетельства о рождении взрослых нужны только по приезде в Нидерланды, то свидетельства о рождении детей (и, соответственно, их переводы!) нужны в момент подачи, т.е. детские свидетельства нужно перевести заранее.

Адреса присяжных переводчиков с родных языков на нидерландский ищите здесь — www.bureauwbtv.nl

2.  Покупка услуги у специальных фирм

Если все предыдущие этапы пугают и вгоняют в депрессию, то можно воспользоваться вторым вариантом – обратиться в специализированные компании, которые выполнят все процедуры за вас. По стоимости, понятное дело, это будет существенно дороже, да и гарантий в правильности выполнения всех процедур такие компании часто не дают.

Хочется отметить, что на текущий момент откровенных «кидал» на этом рынке мало, но расслабляться не стоит – вам могут попасться просто некомпетентные люди. Полагаться в этом вопросе лучше всего на отзывы других клиентов и ваше личное впечатление. Явный плюс делегирования подготовки документов специалистам – ваше спокойствие. А вот сроки будут практически такими же, как и при самостоятельном оформлении, так как основные потери времени тут приходятся на государственные органы и их сроки обработки документов.

Кстати, во многих юридических компаниях можно выполнить как одну лишь легализацию оригиналов, так и полный спектр услуг, куда будут включены и легализованные переводы. Действовать следует по усмотрению, оценивая ситуацию, время и деньги, которые вы готовы потратить на всё.

3. Перевод на месте

Третий вариант подготовки документов отчасти похож на первый. Вам придется выполнить легализацию оригиналов в стране проживания (без этого никак!), а перевод сделать уже на месте.

Следует отметить, что такой способ применим лишь отчасти в том случае, если вы переезжаете всей семьей одновременно, так как при оформлении MVV-визы членам семьи, консульство вправе запросить часть легализованных документов и их переводы (например, справки о (не)состоянии в браке).

Но если один из членов семьи переезжает первым, то такой вариант будет гораздо проще первых двух. Имея на руках легализованные оригиналы документов можно выполнить переводы уже в Нидерландах, оплатив лишь один раз услуги присяжного переводчика. Его печати будет достаточно для легализации перевода, что спасает от необходимости посещать нотариуса несколько раз и проставлять второй апостиль на переводе. По срокам это очень быстро. Стоимость же будет совсем немногим дороже самостоятельного оформления документов, но дешевле получения полного пакета легализованных документов от фирмы-посредника.

Кроме этого, переводчику в Нидерландах можно будет выслать отсканированные копии документов заранее, а оригиналы можно оставить семье для последующего предъявления в консульстве, что избавит от расходов на пересылку документов между странами. Исключение составляет собственное свидетельство о рождении – его оригинал скорее всего потребуется в муниципалитете при первой регистрации.

---

Далее мы подготовили небольшую инструкцию для граждан различных стран СНГ, которая существенно упростит процесс подготовки требуемых документов. Предоставленная информация актуальна на июль 2018 года.

---

Российская Федерация

Документы, которые оформляет ЗАГС:

1. Свидетельство о рождении. Дубликаты (повторные свидетельства) оформляются в том же отделе ЗАГС, где вы были зарегистрированы и получали свидетельство ранее. Нужно заполнить заявление, оплатить пошлину по квитанции в отделении Сбербанка (есть неподалеку от каждого ЗАГСа), либо в терминале, который установлен прямо в ЗАГС (комиссия составляет, около 10%, сдачу автомат не выдает). В тот же день вы получаете повторные свидетельства.
2. Справка о заключении брака / Форма №28. В справке указывается информация о предыдущем браке, о смене фамилии, если таковая была и о том, что брак расторгнут. Справок необходимо взять ровно столько, сколько было предыдущих браков. Процедура та же: пишется заявление и оплачивается пошлина в размере 100 рублей. Выдается в тот же день.

Документы, которые вы получаете в органах ЗАГС, апостилируются этими же органами ЗАГС!

Для жителей г. Москва:

Документы, выданные Московскими ЗАГСами (свидетельства о рождении, о разводе и т.д.) апостилируются Объединенным архивом управления ЗАГС г. Москвы.

Адрес: м. Чистые Пруды, пер. Малый Харитоньевский, д. 10 (вход со двора).
Телефон: (499) 623-70-89
График работы: Пн.-чт. 9:00-18:00, пт. 9:00-16:45

Процедура выдачи может занять 3-5 рабочих дней, стоит 1500 руб. Если оплачивать через терминал, это будет стоит 1650 руб. Очередей практически нет, занимает все 10-15мин.

Для жителей других регионов:

Апостиль на оригинал свидетельства о рождении ставится по месту вашей прописки, в краевых и областных отделениях ЗАГС. Госпошлина составляет 1500 руб.

Например, если вы из г. Гагарина Смоленской области, звоните в гагаринский ЗАГС, уточняете телефоны, адреса, желательно банковские реквизиты (они знают наверняка) центрального ЗАГСа в Смоленске. Если реквизиты вы не получили, звоните в смоленский ЗАГС, уточняете у них. Оплачиваете госпошлину, прикладываете квитанцию к свидетельству о рождении и отправляете все почтой.

Документы, которые оформляет или заверяет нотариус:

• Заявление о несостоянии в браке.  Стоимость 600 рублей. Текст такой: «Я, ФИО, настоящим заявлением сообщаю, что в зарегистрированном браке в настоящее время не состою». Заявление удостоверяется нотариусом на основании внутреннего паспорта и действительно в течение 6 месяцев со дня выдачи.

ВАЖНО: В некоторых случаях в качестве дополнительного доказательства может потребоваться справка из ЗАГСа, которая называется «ИЗВЕЩЕНИЕ ОБ ОТСУТСТВИИ ЗАПИСИ АКТА ГРАЖДАНСКОГО СОСТОЯНИЯ, Форма Nо. 35». Но заранее ее делать не надо, а только в том случае, когда IND запросит именно этот документ.

Стоимость нотариальных копий составляет 50 руб.

Легализация документов:

В Москве апостили на удостоверенные нотариусом документы ставят в Главном Управлении МинЮст РФ.

Адрес: м. Профсоюзная, ул. Кржижановского, д. 13, корп. 1.
Подробную информацию о времени приема документов и днях работы можно узнать по тел.: (499) 124-12-46
Информацию о документах по номеру: (499) 124-13-64.
Документы сдают до 13:00, забирают после 14:00

Оплачивают документы в Сбербанке, который также находится неподалеку. На сайте МинЮст форму платежки НЕ БЕРИТЕ! Там немного другие данные и такие платежки не примут. Документы выдают через 5 рабочих дней. Стоимость проставления апостиля на 2018 год — 2500 рублей за каждый документ.

Важные моменты:

• Перед тем, как ехать в МинЮст сделайте выписку данных по каждому подаваемому документу. Например: №1 — «Заявление о … (например, о несостоянии в браке такой-то (ФИО), заверенное таким-то г. Москвы (указываете ФИО нотариуса или ВРИО нотариуса), реестр №12345 (здесь номер Вашего документа в реестре). №2 — Копия такого-то док-та, заверенная…, реестр…» и т.д. В МинЮст вам необходимо будет заполнять заявление о подаче документов на Апостиль, где перечисляется информация по всем подаваемым вами документам в вышеприведенной последовательности. Заранее все систематизировав, вы сэкономите время.
• Сразу же по приходу занимайте очередь и смело подходите к окошку, где принимают документы, берите там форму заявления (пару экземпляров) и несколько квитанций на оплату госпошлины за апостили. Пока сидите в очереди, будет время заполнить заявление и платежки. При первом же подходе к окошку, в котором проверяются ваши документы, показываете также заполненное заявление и спрашиваете, нужно ли что-то исправить и можно ли уже идти оплачивать.
• Не забудьте отксерокопировать все ваши документы! Без копий на апостиль не принимают! Убедитесь, что штамп на нотариально заверенной копии читаем, иначе вам откажут в апостиле, деньги не вернут! Если штамп нельзя прочитать, сделайте у нотариуса его расшифровку, тогда весь текст нотариус перепишет на обычный листок, который и заверит. На этот листок вы и будете ставить апостиль.

---

Республика Беларусь

Документы, которые оформляет ЗАГС:

Внимание! Внимательно проверяйте написание имён и дат в этих справках:

• -Свидетельство о рождении.  Если вы хотите «обновить» свое свидетельство о рождении, в ЗАГСе можно запросить его дубликат. Стоимость – 1 базовая величина. На 01.07.2016 она составляет (после деноминации) 21 рубль. Если вы обратились с утра, то делают в этот же день. Надо взять квитанцию, оплатить ее, заполнить анкету, предъявить паспорт и старое свидетельство о рождении. Получаете на руки дубликат и старое свидетельство о рождении.
• Справка о несостоянии в браке. Официальное название «Справка об отсутствии записи акта о заключении брака». Там указывается информация о предыдущем браке (всех): с кем был брак, на основании чего и когда был расторгнут, и информация об отсутствии записи с момента расторжения брака до момента запроса этой справки. Внизу справки текст: «Проверка проведена по месту постоянного жительства заявителя(ницы). Справка действительна в течение шести месяцев со дня выдачи». Эта справка бесплатна, ее делают прямо при вас. При себе надо иметь паспорт и свидетельство о рождении.
• Справка о смене фамилии. Официальное название «Справка из записи акта о заключении брака». В ней указано, кто и когда на ком женился/выходил замуж, какая фамилия была и стала в браке. Если вы меняли по решению суда при расторжении брака фамилии на девичью, то это записано в самом решении. Внизу справки текст: «Справка действительна в течение шести месяцев со дня выдачи». Эта справка бесплатна, ее делают прямо при вас. При себе надо иметь паспорт и свидетельство о рождении

Апостили на свидетельства о рождении (оригиналы, дубликаты и т.п.), а также на любые справки из ЗАГСа ставятся только в Минске в МИД на Маркса, 37а (вход со двора через арку). Вся информация есть на сайте МИД. По средам при приеме документов возможна большая очередь, так как это середина дня, а не раннее утро.

Также можно обратиться в бюро переводов в вашем городе, они могут выслать документы в Минск и запросить апостиль.

Документы, которые оформляет или заверяет нотариус:

• Все документы, переведенные на английский или нидерландский язык в Беларуси.

Легализация документов:

Апостили на документы, исходящие от нотариусов, а также исходящие из судов, проставляются только в Минске в МинЮст на Коллекторной, 10.

Если нотариус из другого города, апостиль ставят без проблем. Приносите документы в указанное время и в тот же день (исключение – среда), забираете уже с апостилем. Там документы просматривают (проверяют), и дают квитанцию с реквизитами и суммой для оплаты. Идете в ближайшую сберкассу (вам подскажут, в какую) и после оплаты сразу же приносите обратно. Вся информация есть на сайте МинЮста.

Апостиль на документах об образовании ставится только в Минске в Министерстве Образования.

Имейте в виду, что у нотариусов, а также в вышеуказанных министерствах очередей обычно не бывает. Поэтому можно найти время самим занести и забрать документы.

Перевод документов в Беларуси

Если вы все же решили перевести документы и нотариально заверить переводы в Беларуси, то делается это через коммерческие фирмы.

Если вы хотите перевести и заверить документы дешевле, то в любой нотариальной конторе попросите список зарегистрированных переводчиков, а также координаты фирм, с которыми они работают. Можете выбрать по языкам и фирмам.

При выборе фирмы, занимающейся переводом, лучше доверять тем, у кого большой опыт работы. Напишите письмо по электронной почте нескольким из них с конкретными вопросами по ценам и срокам, затем дождитесь ответов. Если в ответе будут содержаться конкретные ответы на ваши вопросы, то надо выбирать эти фирмы.

ВАЖНО: Для перевода нужно сделать нотариальную копию документа, заверенную у нотариуса, т.к. перевод потом подшивают к этой копии. Переводчик пишет полностью свои ФИО и ставит подпись на каждом листе перевода.

---

Украина

Документы, которые оформляет РАГС (Регистрация Актов Гражданского Состояния, бывший ЗАГС):

• Свидетельство о рождении. Свидетельство нового образца для лиц, которые родились после 1991 года, выдается в РАГСе по месту прописки каждый вторник, четверг. Стоимость свидетельства 40 грн. + госпосшлина 0,51 грн. Если ваше свидетельство о рождении представляет собой зеленую книжку старого образца, то есть было выдано не в Украине или выдано в республиках СССР, то можно у нотариуса заверить ксерокопию свидетельства о рождении, затем на эту заверенную ксерокопию поставить апостиль в Киеве в Министерстве Юстиции. После этого апостилированную копию переводят.
• Справка о смене фамилии. Она называется «Витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян» — выдается по месту регистрации брака. Стоимость 120 грн.

Документы, которые оформляет или заверяет нотариус:

• Заявление о несостоянии в браке. Делается у любого нотариуса. Ориентировочная стоимость 150 грн. Заявление действительно в течение 6 месяцев со дня выдачи.

Легализация документов:

МинЮст Украины ставит Апостиль на документах, которые выдаются органами юстиции и судами, а также на документах, которые оформляются нотариусами Украины. В частности, на свидетельства и справки, выданные органами РАГС, документы или копии, выданные или удостоверенные нотариусами, судебные решения и справки. Срок – около 7 рабочих дней.

Документы, выданные органами РАГС до 1991 года, необходимо поменять на документы нового образца. Они обязательно должны иметь печать Областного управления Министерства Юстиции. Без этой печати Министерство юстиции Украины документы не принимает.

Перевод документов в Украине

Если вы решили перевести документы в Украине, то делается это так: после проставления апостиля на оригиналах или ксерокопиях документов (см. выше), их переводят в бюро переводов, переводы заверяют нотариусом и после этого на них проставляют второй апостиль.

---

Казахстан

Документ, который оформляет МинЮст:

Справка о несостоянии в браке официально называется «Справка о брачной правоспособности». Она делается в Министерстве Юстиции в Алматы (ул. Зенкова, 47) в течение трех дней.

Для получения этой справки нужны следующие документы:

• адресная справка (берется в ЦОНе);
• копия удостоверения личности;
• квитанция об оплате за услугу (бланк берется у 4 столика оплачивается в банке, рядом много банков где можно оплатить услугу), стоимость около 1000 тенге;
• оригинал и копия документа который нужно апостилировать, формуляр, заполненный для проставления апостиля.

Для тех, кто был в браке, могут понадобиться дополнительные документы. При получении справки, внимательно проверьте написание ФИО и даты.

Документы, которые оформляет ЗАГС:

• Свидетельство о смене фамилии, имени, отчества. Выдается в районном ЗАГСе по месту прописки.
• Cвидетельство о расторжении брака. Выдается в районном ЗАГСе по месту прописки

Документы, которые оформляет Центр Обслуживания Населения:

• Свидетельство о рождении. Можно обменять старое свидетельство о рождении на новое. Срок исполнения 3 дня

Если где-то в тексте вы нашли неточность или неправильную информацию, либо укажите на опечатку (выделив текст, нажав Ctrl + Enter и написав в комментарии, что именно не так) или свяжитесь с нами напрямую.